Po powrocie z podróży koszty często są w kilku miejscach: płatności kartą, bilety, rezerwacja noclegu i paragony. Sama suma z banku niewiele mówi, jeśli chcesz zobaczyć, ile poszło na jedzenie, transport albo atrakcje. W Ogarniaczu wydatki należą do konkretnego wyjazdu i są widoczne dla opiekunów korzystających ze wspólnych danych rodziny.

Od czego zacząć?

Wejdź w Wyjazdy, wybierz zapisany wyjazd i otwórz zakładkę Koszty. Przycisk Dodaj koszt otwiera formularz w tym miejscu. Pojedynczy wydatek możesz wpisać ręcznie: podaj nazwę, kwotę, walutę i kategorię; data jest opcjonalna. Jeśli masz zestawienie, w tym samym formularzu wybierz odczyt zdjęcia lub PDF.

Kwotę możesz zapisać z przecinkiem albo kropką dziesiętną oraz poprawnym grupowaniem tysięcy spacją, formatem angielskim (1,234.56) lub niemieckim (1.234,56). Zapis 1,234 jest niejednoznaczny, więc aplikacja go odrzuci zamiast zgadywać.

Jeśli koszt rozpoznany ze zdjęcia lub PDF ma błędne dane, komunikat pokaże numer i nazwę pierwszej pozycji oraz pole wymagające korekty. Fokus przejdzie do tego pola, a poprawki pozostałych kosztów zostaną zachowane.

Gdy zaczniesz poprawiać koszt albo propozycje z importu, formularz pozostaje otwarty przy przełączaniu zakładek wyjazdu. Przed jego zamknięciem, wyborem innego kosztu, opuszczeniem ekranu wyjazdu lub przeładowaniem aplikacji Ogarniacz zapyta, czy odrzucić niezapisane zmiany. Po potwierdzeniu odrzucenia poprawki zostaną utracone.

Jeśli aplikacja zamknie się przed dokończeniem pracy albo wrócisz do niej później, możesz jawnie przywrócić tekstowy szkic lub poprawiony wynik importu na tym samym urządzeniu przez 7 dni. Szkic jest przypisany do konta, rodziny i konkretnego wyjazdu; zawiera wyłącznie tekst i poprawione pola, bez zdjęcia ani PDF-u. Przywrócenie ponownie otwiera formularz, ale nie zapisuje kosztu w wyjeździe. Możesz też szkic usunąć.

Przed importem sprawdź, czy dokument dotyczy wyjazdu. Zestawienie za cały miesiąc może zawierać codzienne zakupy sprzed podróży i po niej — rozpoznane pozycje trzeba wtedy odznaczyć lub usunąć.

Kilka wydatków z jednego pliku

Zdjęcie lub zrzut ekranu przyda się do listy transakcji, płatności kartą albo pojedynczego paragonu. Pojedynczy paragon jest traktowany jako jeden koszt, a nie osobny koszt dla każdej kupionej rzeczy. PDF może zawierać wiele stron, ale musi mieć czytelną warstwę tekstową. Pięciostronicowe zestawienie nie jest zbyt długie tylko dlatego, że ma pięć stron: obecny limit to około 7 MB pliku i 100 tys. znaków odczytanego tekstu. Dłuższy tekst jest analizowany w częściach. Jeśli PDF jest skanem bez tekstu, użyj zrzutu lub zdjęcia strony. Jeśli dokument przekracza limit albo w jednej części ma ponad 50 rozpoznanych wydatków, wybierz krótszy zakres dat lub podziel plik.

Podczas analizy przyciski importu są zablokowane i pokazują ładowanie. Po zakończeniu dostaniesz listę propozycji, nie gotowy zapis. Sprawdź przy każdej pozycji:

  1. Czy to rzeczywiście wydatek z tego wyjazdu, a nie wpływ, zwrot, saldo lub pozycja zbiorcza.
  2. Czy nazwa miejsca, data, kwota i waluta odpowiadają źródłu. Przy płatności w obcej walucie zwróć szczególną uwagę na kwotę obciążenia i ewentualną kwotę przeliczoną.
  3. Czy kategoria pasuje do wydatku. Możesz ją zmienić przed zapisem.

Pozycję, której nie chcesz dodać, odznacz albo usuń z propozycji. Zapisz rozpoznane koszty dodaje tylko zaznaczone wpisy.

Dlaczego część kosztów jest odznaczona?

Jeśli propozycja ma tę samą datę, kwotę i walutę co koszt już zapisany albo wybrany wcześniej w tym samym imporcie, aplikacja oznacza ją jako możliwy duplikat i domyślnie pomija. To ostrzeżenie, nie pewność: dwie osobne kawy tego samego dnia mogą kosztować tyle samo. Sprawdź nazwę i źródło; jeśli to różne płatności, możesz ręcznie zaznaczyć drugą pozycję.

Jak znaleźć koszt po zapisaniu?

Nad listą zobaczysz sumy osobno dla każdej waluty. Kwoty w EUR i PLN nie są dodawane do jednej, pozornie dokładnej sumy po kursie. Kliknij kategorię na wykresie, na przykład Jedzenie, aby zobaczyć tylko związane z nią koszty. Filtr możesz wyczyścić.

Lista domyślnie grupuje wpisy o tej samej nazwie miejsca. Wszystkie grupy, także z jednym kosztem, są początkowo zwinięte. W nagłówku od razu widać sumę i kategorie z ikonami. Rozwiń grupę, aby zobaczyć daty i kwoty poszczególnych płatności. Możesz też wybrać grupowanie według daty albo kategorii. Edycja otwiera formularz bezpośrednio przy wybranym wpisie; nie trzeba szukać go na końcu długiej listy.

Co zostaje zapisane?

Plik źródłowy służy do jednorazowej analizy i nie tworzy archiwum PDF ani zdjęć w Ogarniaczu. We wspólnym wyjeździe zapisują się tylko koszty, które zatwierdzisz lub wpiszesz ręcznie. Tekstowy szkic do przywrócenia wygasa po 7 dniach i nie zawiera pliku źródłowego. Automatyczny odczyt może się pomylić, dlatego porównaj ważne kwoty z dokumentem przed zapisem.

Jeśli dopiero planujesz podróż, zacznij od listy pakowania na wyjazd z dzieckiem. Koszty możesz uzupełniać w tym samym wyjeździe podczas podróży i po powrocie.