Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher für die in der Ogarniacz-App verarbeiteten personenbezogenen Daten ist Tomasz Wilczyński. Kontakt zum Datenschutz: [email protected].

Der Verantwortliche hat keinen Datenschutzbeauftragten (DSB) bestellt; bei diesem Umfang der Verarbeitung ist dies nach der DSGVO nicht erforderlich. Fragen, Anträge zur Ausübung von Rechten und Beschwerden zu personenbezogenen Daten nimmt der Verantwortliche unter der oben genannten Adresse entgegen.

2. Welche Daten wir verarbeiten

Kontodaten: E-Mail-Adresse und Passwort (das Passwort wird von Supabase Auth verwaltet und vom Verantwortlichen nicht in lesbarer Form gespeichert) sowie Anzeigename.

Familiendaten: Kinder (Name, Alter/Geburtsdatum, Farbe und Vorlieben), Erwachsene (Name, Rolle und Farbe), Ereignisse (Titel, Beschreibung, Datum, Uhrzeit, Zuordnung und Checklisten), Ausflüge (Ziel, Daten, Anzahl der Tage, Unterkunftsart, eigene Pläne und Bedürfnisse, Wetterdaten, Packlisten und gespeicherte Kosten mit Titel, Betrag, Währung, Kategorie und Datum), wiederkehrende Dinge für Kinder/Erwachsene sowie Einladungsdaten für die Familie (E-Mail-Adresse der eingeladenen Person und Einladungsstatus).

Zu den Familiendaten gehören außerdem undatierte Notizen, eigene Kategorien und die optionale Angabe der zuständigen Betreuungsperson; Einkaufslisten und ihre Einträge; im Bereich Organisation gespeicherte Gebühren; sowie manuell eingegebene Haushaltsbudgetdaten (Namen und Kontostände von Bankkonten, Namen und Schulden von Kreditkarten, Kontostandsverlauf nach Datum, erwartete Einnahmen je Betreuungsperson, Sicherheitsreserve und tägliches Ausgabenbudget).

Daten für den KI-Import: Screenshots, Fotos, PDF-/TXT-Dateien oder Sprachaufnahmen, die zur Erkennung von Ereignissen eingereicht werden, sowie Fotos von Belegen und Screenshots von Kartenzahlungen zur Erfassung von Ausflugskosten. Wir archivieren diese Dateien weder als Dateien noch als Importverlauf; gespeichert werden erst die von dir bestätigten oder korrigierten Kosten (siehe Abschnitt 6).

Daten für Erinnerungen außerhalb der App: Einstellungen der E-Mail-/Web-Push-Kanäle, Häufigkeit, Versandzeit, technischer Web-Push-Abonnementendpunkt und kurzer Digest-/Benachrichtigungsinhalt (Ereignistitel und -zeiten, Namen zugeordneter Kinder und Anzahl der zu erledigenden Dinge).

Daten zum Kalender-Abonnementlink: Wenn du einen dauerhaften .ics-Link erstellst, speichert das Backend einen Token-Hash zur Prüfung des Links sowie eine separat verschlüsselte Kopie, damit die aktive URL erneut angezeigt werden kann. Der Feed kann Ereignistitel, Daten, Uhrzeiten, zugeordnete Personen und Checklisten in der Beschreibung enthalten. Der Link funktioniert ohne Anmeldung und ist daher geheim zu halten; du kannst ihn in der App widerrufen.

Technische und diagnostische Daten: Fehlerberichte (Sentry, siehe Abschnitt 5.4), tägliche KI-Nutzungszähler und technische Aktivitätsereignisse zur betrieblichen Überwachung des Dienstes (zum Beispiel erfolgreiche Anmeldung, technischer Name des geöffneten Bildschirms, Zeitstempel, Antwortzeiten, grundlegende Web-Start- und Leistungswerte sowie Konto- und Familien-IDs). Aktivitätsereignisse enthalten keine Familieninhalte wie Namen von Kindern, Ereignistitel, Notizen, Checklisten oder hochgeladene Dateien.

Auf den englischen und deutschen öffentlichen Webseiten von Ogarniacz erfassen wir einen anonymen Seitenaufruf, die Sprache, die Seitenart und eine allgemeine Herkunftskategorie: Google, Bing, Direktaufruf oder sonstiger Verweis. Ein Seitenaufruf wird je Seite und Browser-Tab höchstens einmal erfasst. Wir speichern weder den vollständigen Referrer noch Suchanfragen, Konto- oder Familieninhalte. Eine zufällige Kennung entfernt Duplikate; Statistiken können Bots enthalten und entsprechen nicht der Zahl einzelner Personen. Bei einem markierten Übergang zur App speichern wir außerdem sichere Kampagnenparameter und Demo- oder Registrierungsphasen, wie auf der öffentlichen Datenschutzerklärung beschrieben.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

• Einrichtung und Betrieb eines Kontos, Anmeldung — Erfüllung des Vertrags (Nutzungsbedingungen).

• Speicherung und Synchronisierung von Familiendaten — Erfüllung des Vertrags.

• KI-Analyse eingereichter Screenshots, Dokumente oder Aufnahmen — Erfüllung des Vertrags; die Funktion wird durch das Einreichen einer Datei oder eines Inhalts zur Analyse ausgelöst.

• Einladungen zum Teilen einer Familie — Erfüllung des Vertrags und berechtigte Interessen (Zusammenarbeit von Betreuungspersonen ermöglichen).

• Versand optionaler E-Mail-/Web-Push-Erinnerungen nach Aktivierung durch die nutzende Person — Erfüllung des Vertrags.

• Bereitstellung eines optionalen .ics-Kalender-Abonnementlinks — Erfüllung des Vertrags.

• Tägliche Limits der KI-Funktionen — berechtigte Interessen des Verantwortlichen (Missbrauch verhindern und Kosten kontrollieren).

• Fehlerdiagnose (Sentry) — berechtigte Interessen (Stabilität des Dienstes).

• Betriebliche Überwachung des Dienstes (technische Aktivitätsereignisse, Abschnitt 2) — berechtigte Interessen (Stabilität und Weiterentwicklung des Dienstes).

4. Wer gibt Kinderdaten ein und auf welcher Grundlage

Ogarniacz ist eine App für Betreuungspersonen, nicht für Kinder. Ein Erwachsener (Elternteil/Betreuungsperson) erstellt und verwaltet das Konto und gibt im Rahmen der Familienverwaltung selbst Angaben zu den eigenen Kindern ein. Kinder erstellen keine Konten, melden sich nicht an und sind im Sinne der DSGVO keine direkten Nutzer der App.

Eltern oder Betreuungspersonen sind dafür verantwortlich, dass die Eingabe der Daten eines Kindes rechtmäßig ist und eine geeignete Rechtsgrundlage für die Verarbeitung besteht. Der Verantwortliche verarbeitet Kinderdaten nur, soweit dies zur Erbringung des in den Nutzungsbedingungen beschriebenen Dienstes für die nutzende Betreuungsperson erforderlich ist.

5. Wer Daten erhält (Dienstleister)

Wir verkaufen keine Daten. Die folgenden Anbieter verarbeiten Daten in unserem Auftrag auf Grundlage von Auftragsverarbeitungsverträgen.

Supabase (Datenbank und Anmeldung) speichert alle Konto- und Familiendaten und unterstützt die Anmeldung sowie die Erstellung von Kontoaktivierungs-, Einladungs- und Passwortzurücksetzungslinks. Die Infrastruktur befindet sich in der Europäischen Union. Die zugehörigen E-Mails werden von Resend zugestellt (siehe unten).

Railway (Backend-Hosting) und Cloudflare Pages (Hosting der Web-App) verarbeiten Anfragen während der Übertragung; dauerhaft gespeichert werden Daten bei Supabase.

KI-Anbieter — OpenAI LLC: Der Inhalt deiner Anfrage (zum Beispiel Bild, Beleg, Screenshot einer Kartenzahlung, Dokument, Aufnahme/Transkription, Ausflugsbeschreibung, eigene Packpläne und Bedürfnisse oder sonstiger Kontext einer Packliste) wird zur Analyse direkt an OpenAI LLC übermittelt. Ogarniacz speichert die Quelldatei weder in der Datenbank noch als Importverlauf; gespeichert wird nur das von dir bestätigte Ergebnis.

Im OpenAI-Konto von Ogarniacz haben wir die organisationsweite Protokollierung von API-Aufrufen deaktiviert und senden Responses-API-Aufrufe mit store:false. Laut OpenAI-Dokumentation werden API-Daten nicht zum Trainieren oder Verbessern von OpenAI-Modellen verwendet, es sei denn, der Kontoinhaber aktiviert eine solche Datenfreigabe ausdrücklich. Ein offiziell genehmigter Modus Zero Data Retention (ZDR) oder Modified Abuse Monitoring liegt derzeit nicht vor. OpenAI kann daher weiterhin begrenzte Daten zu Sicherheitszwecken, zur Missbrauchserkennung oder aufgrund gesetzlicher Vorgaben verarbeiten.

Der Verantwortliche kann den KI-Modellanbieter bei Bedarf durch einen Anbieter mit vergleichbarem Sicherheitsniveau ersetzen. OpenRouter ist ausschließlich als technische Backend-Ausweichlösung konfiguriert. Wirken sich Änderungen auf Umfang oder Zwecke der Verarbeitung, die Aufbewahrung oder Übermittlungen außerhalb des EWR aus, werden diese Datenschutzerklärung und, falls erforderlich, die Nutzungsbedingungen vor dem Produktiveinsatz aktualisiert.

Sentry (Fehlerüberwachung): Bei einem technischen Fehler senden wir einen Diagnosebericht. Ereignisinhalte, Namen von Kindern/Erwachsenen, Checklisteninhalte, hochgeladene Dateien und Sitzungstoken werden bewusst nicht übermittelt.

Wetterdaten — MET Norway und OpenStreetMap (Nominatim): Für Ausflüge, die in den nächsten Tagen beginnen, rufen wir eine tatsächliche Vorhersage ab. Übermittelt werden nur der Zielname (zur Geokodierung an Nominatim) sowie Koordinaten und Daten des Ausflugs (für Vorhersagen an MET Norway) — keine Namen, Kontodaten oder sonstigen Familiendaten. Für weiter entfernte Ausflüge bleibt das Wetter eine vom KI-Anbieter erstellte Schätzung.

Resend (E-Mail-Versand): Von Ogarniacz versandte E-Mails — Kontoaktivierung, Familieneinladungen, Passwortzurücksetzungen und optionale morgendliche Erinnerungs-Digests, sofern selbst aktiviert — werden von Resend, Inc. zugestellt und von [email protected] versandt. Resend verarbeitet die E-Mail-Adresse des Empfängers und den Nachrichteninhalt.

Web Push: Wenn Push-Benachrichtigungen aktiviert sind, speichern wir das technische Browser-Abonnement (Endpunkt und öffentliche Schlüssel) und nutzen es ausschließlich für Erinnerungen. Die Benachrichtigung enthält einen kurzen Digest-Titel oder -Text, einen Link zur App und einen Badge-Zähler. Die Zustellung erfolgt über den Push-Dienst des Browsers oder Betriebssystems.

Kalender-Abonnementlink: Nach Erstellung eines .ics-Links ruft ein externer Kalender wie Google Calendar oder Apple Calendar Ereignisse über eine nicht erratbare URL ohne Anmeldung ab. Das Backend sucht den Feed anhand eines einseitigen Token-Hashes und speichert eine verschlüsselte Kopie der aktiven URL. Jede Person mit dem Link kann den Feed lesen; deshalb kannst du den Link in der App widerrufen. Die Synchronisierung erfolgt nur von Ogarniacz zum externen Kalender.

Übermittlungen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums: Die primäre Supabase-Datenbank befindet sich in der EU. Einige Infrastruktur-Anbieter (zum Beispiel Cloudflare, Railway und Sentry) können technische Daten oder Verkehrsdaten verarbeiten oder Anfragen über eine globale Infrastruktur auch außerhalb des EWR abwickeln. OpenAI LLC und — bei bewusstem Wechsel auf die Ausweichlösung — OpenRouter können eingereichte Inhalte auf Servern in den USA verarbeiten. Resend, Inc. mit Sitz in den USA kann E-Mail-Adressen und Nachrichteninhalte außerhalb des EWR verarbeiten. Je nach Anbieter können Browser- oder Betriebssystem-Pushdienste den technischen Endpunkt und Benachrichtigungsinhalt außerhalb des EWR verarbeiten. Übermittlungen erfolgen auf Grundlage von Standardvertragsklauseln (SCC) oder einem anderen DSGVO-konformen Mechanismus. Der Wetterdienst MET Norway befindet sich in Norwegen (EWR); die Geokodierung über Nominatim wird von der OpenStreetMap Foundation mit Sitz im Vereinigten Königreich erbracht, für das ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission gilt.

6. Für den Import übermittelte Dateien — keine Archivierung

Screenshots, Fotos von Einkaufslisten oder Belegen, Screenshots von Kartenzahlungen, PDF-/TXT-Dokumente und Sprachaufnahmen, die an die Importfunktion übermittelt werden, dienen ausschließlich einer einmaligen Analyse und werden weder in unserer Datenbank noch im Importverlauf gespeichert. Gespeichert werden nur Ereignisse, bestätigte Einkaufslisteneinträge oder von dir geprüfte Ausflugskosten; die Quelldatei wird auf unserer Seite verworfen. Wir legen kein Archiv übermittelter Dateien an. Eine mögliche Aufbewahrung beim KI-Anbieter wird in Abschnitt 5.3 beschrieben.

7. Datensicherheit

• Die Verbindung zwischen deinem Gerät und dem Backend sowie zwischen Backend und Supabase ist verschlüsselt (TLS/HTTPS).

• Daten in der Supabase-Datenbank sind auf Infrastrukturebene des Anbieters im Ruhezustand verschlüsselt.

• Zusätzlich verschlüsseln wir sensible Familieninhalte auf dem Server: Titel und Beschreibungen von Ereignissen und Gebühren; Notizen und Namen ihrer Kategorien; Namen von Kindern und Erwachsenen; Ziele, Pläne und persönliche Bedürfnisse zu Ausflügen; Packlisten- und Vorbereitungsartikel; Einkaufslistennamen und -einträge; die vollständige Liste der Ausflugskosten einschließlich Titel, Kategorie, Betrag, Währung und Datum; manuell erfasste Konto-/Kartennamen im Budget; Einnahmenaufteilung je Betreuungsperson sowie eine Kopie des aktiven Kalender-Feed-Tokens. Unverschlüsselt bleiben nur technische Berechnungsdaten wie Daten, Kennungen, Unterkunftsart, Kalender-Token-Hash, Gebührenbeträge, Konto-/Kartensalden, Sicherheitsreserve und tägliches Ausgabenbudget. Das aktuelle Haushaltsbudget speichert keine Kontoauszüge oder einzelnen Transaktionen.

• Dies ist keine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Der Schlüssel liegt auf unserer Seite; daher können der Verantwortliche und der KI-Anbieter (während der Importanalyse) Inhalte technisch im Klartext lesen. Das ist erforderlich, damit die App Daten anzeigen, Erinnerungen senden und Ereignisse mit einem Sprachmodell erkennen kann.

• Die App verfügt über kein eigenes Modul für Gesundheitsdaten. Normale Textfelder können jedoch beliebige Inhalte enthalten. Wir empfehlen, besonders sensible Angaben nur einzugeben, wenn dies notwendig ist.

• Der lokale Cache der App auf deinem Gerät wird unverschlüsselt im lokalen Gerätespeicher abgelegt. Ein Familieneinladungstoken wird genauso gespeichert. Wir empfehlen eine Displaysperre für dein Gerät.

• Der Datenbankzugriff auf Familiendaten ist auf Konten dieser Familie beschränkt. Das Backend filtert jeden Lese- und Schreibvorgang nach Familien-/Nutzer-ID.

8. Speicherdauer

• Konto- und Familiendaten: solange das Konto aktiv ist.

• Nach einem Antrag auf Kontolöschung beginnen wir unverzüglich mit der Löschung des Anmeldekontos und der App-Daten. Unterbricht ein technischer Fehler den letzten Schritt, wiederholt ein dauerhaft gespeicherter Auftrag ihn automatisch bis zum Abschluss. Mit anderen Betreuungspersonen derselben Familie geteilte Daten werden nicht gelöscht.

• Familieneinladungen verfallen automatisch 7 Tage nach dem Versand, wenn sie nicht angenommen wurden.

• Tägliche KI-Nutzungszähler: kurzfristige Speicherung zur Durchsetzung der Tageslimits; Löschung zusammen mit dem Konto.

• Technische Aktivitätsereignisse: Speicherung zur betrieblichen Überwachung des Dienstes. Bei einer Kontolöschung werden sie dauerhaft von Konto- und Familienkennungen getrennt und sind keiner Person mehr zugeordnet.

• Sentry-Diagnoseberichte: gemäß der üblichen Aufbewahrungsfrist des Anbieters (standardmäßig bis zu 90 Tage), ohne personenbezogene Familiendaten.

• Für den KI-Import übermittelte Dateien: keine Speicherung in der Datenbank oder im Importverlauf von Ogarniacz; eine mögliche Aufbewahrung beim KI-Anbieter ist in Abschnitt 5.3 beschrieben.

• Datenbank-Backups: Sie können gemäß dem jeweils genutzten Supabase-Infrastrukturplan und den Projekteinstellungen erstellt werden. Daten können entsprechend der Aufbewahrungsfrist des Plans begrenzt in technischen Backups verbleiben. Backups dienen ausschließlich der Wiederherstellung des Dienstes nach einem Ausfall und sind kein aktiver Verlauf der Nutzerdaten.

9. Deine Rechte

Nach der DSGVO hast du das Recht auf Zugang zu deinen Daten und eine Kopie davon, Berichtigung unrichtiger Daten, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch gegen eine Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen und Beschwerde beim Präsidenten der polnischen Datenschutzbehörde (UODO). Ereignisse kannst du jederzeit selbst als .ics-Datei exportieren oder über einen widerrufbaren Abonnementlink mit einem externen Kalender teilen.

Anträge zur Ausübung dieser Rechte kannst du an [email protected] richten.

10. Kontolöschung

Du kannst dein Konto selbst im Profil der App löschen. Bist du die einzige Betreuungsperson der Familie, wird das gesamte Konto einschließlich der Familie gelöscht, darunter wiederkehrende Ereignisse, Ausflüge, Checklisten, Einkaufslisten, Notizen, Gebühren, Budget, Einladungen und Kalender-Feed. Bist du Eigentümer einer Familie mit weiteren Betreuungspersonen, musst du diese zuerst aus der Familie entfernen. Bist du Betreuungsperson, aber nicht Eigentümer, bleiben gemeinsame Daten in der Familie und gehen auf den Eigentümer über.

Der Vorgang beginnt unverzüglich. Zunächst bereiten wir die Familiendaten sicher vor, dann löschen wir das Anmeldekonto und die App-Daten. Wird die endgültige Bereinigung durch einen vorübergehenden Ausfall unterbrochen, wiederholt ein dauerhaft gespeicherter Auftrag sie automatisch. Die begrenzte Speicherung in technischen Backups unterliegt Abschnitt 8.

11. Cookies und lokaler Speicher (Webversion)

Die Web-App verwendet den lokalen Browserspeicher (localStorage) für die Anmeldesitzung und den lokalen Datencache. Bis zu 30 Tage lang können dort auch sichere Kampagnenparameter, die Google-/Bing-Suchmaschinenkategorie, eine zufällige Besuchskennung und erfasste Demo-, Registrierungs- und Authentifizierungsphasen gespeichert werden. Auf öffentlichen EN-/DE-Seiten verhindert sessionStorage, dass derselbe Seitenaufruf in einem Tab erneut gemeldet wird. Wir speichern weder die Referrer-Adresse noch die Suchanfrage. Wir verwenden Cookies weder zur Nachverfolgung noch für Werbung und setzen keine externe Analyse ein, die Nutzer über Webseiten hinweg verfolgt.

12. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Über wesentliche Änderungen dieser Erklärung informieren wir in der App.

13. Kontakt

Bei Fragen zum Schutz personenbezogener Daten: [email protected].